Teléfonos. Hazlo con Doux.
Falta alguien. Cambia los teléfonos en minutos, sin levantar un ticket de soporte. Los clics exactos sacados de las pantallas de tu propio sistema telefónico, un menú nuevo en lugar del de todos los días, cuatro datos que confirmas y un cambio que se deshace regresando la línea.
Tu CSR se reporta enfermo a las 7:40 a. m. El teléfono suena y nadie contesta. El buzón de voz se llena. Alguien edita el menú de todos los días para salir del paso, y nadie recuerda cómo regresarlo.
Un saludo de alto volumen, palabra por palabra. Marca 1 para esperar, marca 2 para que te devuelvan la llamada. Un menú nuevo, nunca el de todos los días. Cómo deshacerlo, por escrito antes del cambio. Cada llamada en una sola lista de devoluciones, por prioridad.
Cómo funciona.
- Confirma quién falta, quién puede tomar llamadas, la espera que se anuncia y el menú al que regresa la línea.
- Escribe el saludo palabra por palabra: alto volumen de llamadas, espera estimada de 15 minutos, marca 1 para esperar, marca 2 para que te devuelvan la llamada.
- Arma un menú nuevo de alto volumen. El menú de todos los días nunca se edita.
- Te da el cambio exacto y cómo deshacerlo exactamente, y luego te pide confirmar cuatro datos tal como los muestra tu sistema.
- Convierte el registro de llamadas y los mensajes de voz en una lista de devoluciones por prioridad. Al final del día: deshacer el cambio y confirmar.
Con qué trabaja.
Por qué importa.
Cambiar cómo se manejan las llamadas suele ser lo difícil. Un ticket de soporte, una espera y un ajuste mal hecho que un cliente descubre por ti. Con el kit es un cambio de rutina: lee las pantallas de tu propio sistema telefónico, te da los clics exactos, te pide confirmar cuatro datos, y deshacerlo es regresar la línea a su menú.
La persona que contesta el teléfono se reporta enferma. El teléfono no deja de sonar. Los clientes esperan sin saber cuánto, cuelgan y vuelven a llamar tres veces. O alguien edita el menú a las prisas, y una semana después sigue diciendo que falta personal.
En una agencia, una llamada perdida es un reclamo que nadie escuchó, un certificado que una obra está esperando, una póliza a punto de caerse por falta de pago.
DouxProcess escribe el saludo, arma el menú de espera y devolución de llamada, y te da los clics exactos para hacer el cambio y para deshacerlo. Luego convierte el registro de llamadas y los mensajes de voz del día en una sola lista por prioridad: primero los reclamos, luego cancelaciones y comprobantes de seguro, pagos, cotizaciones nuevas y todo lo demás. Una persona con licencia devuelve cada llamada.
Dónde se detiene.
- Nunca toca tu sistema telefónico. Tú haces el cambio. Te da los clics.
- Arma un menú nuevo. Nunca edita el de todos los días. Deshacerlo es regresar el número al menú de siempre.
- Nunca le timbra a nadie que dijo que no. Ni siquiera para las urgentes.
- Solo promete la espera que puedes cumplir. Nadie espera más de lo que dice el saludo.
- Nada queda activo hasta que confirmas cuatro datos: a dónde va el número, qué hace el 1, qué hace el 2 y a quién le timbra.
- Nunca le dice a quien llama que está cubierto. Una persona con licencia devuelve cada llamada.
Respuestas directas.
¿Cambia mi sistema telefónico?
No. Escribe el saludo, arma el menú y te da los clics exactos, con las palabras que usa tu propio sistema telefónico. Tú haces el cambio. Mándale una captura de pantalla de cómo se manejan tus llamadas: nunca adivina el nombre de un menú ni una extensión.
¿Qué escucha quien llama?
Alto volumen de llamadas, la espera estimada que tú defines (por ejemplo 15 minutos), marca 1 para seguir en la línea, marca 2 para que te devuelvan la llamada. Menos de 25 segundos. Sin promesas de cobertura, precios ni resultados.
¿Cómo se ordena la lista de devoluciones?
Primero reclamos, accidentes y siniestros. Luego cancelaciones, pólizas caídas y comprobantes de seguro que se necesitan hoy. Luego pagos, cotizaciones nuevas y todo lo demás. Dentro de cada nivel, la llamada más temprana va primero. Quien llamó más de una vez sube.
¿Y las llamadas perdidas sin mensaje de voz?
También tienen su renglón. Una llamada perdida también se devuelve.
¿Cómo lo regreso a la normalidad?
Regresas el número principal al menú de todos los días. Cómo deshacerlo queda por escrito antes del cambio, con el nombre o la extensión del menú. Al final del día recibes la lista para deshacer el cambio y la confirmación de que el menú de siempre ya volvió.
Llévate la receta.
Los procedimientos con los que corre este flujo, escritos en un solo archivo. Cárgalo en Claude, ChatGPT o Gemini y úsalo hoy mismo con tu propio registro de llamadas.
Las descargas se abren cuando firmas la licencia del kit: tú lo construyes, tú lo operas, tú respondes por él.
Cómo cargarlo. Nada que instalar.
- Claude: Settings › Capabilities › Skills › Upload skill. Elige el .zip.
- ChatGPT: abre un Project o un GPT personalizado y pega el .md en sus instrucciones.
- Gemini: crea un Gem nuevo y pega el .md en sus instrucciones.
- Luego úsalo: dile quién falta y pega cómo se manejan tus llamadas. Durante el día, pega el registro de llamadas y los mensajes de voz. Te regresa el saludo, el menú, el cambio y cómo deshacerlo, y la lista de devoluciones por prioridad.
Antes de usarla por primera vez
Instalarla es la mitad del trabajo. La primera vez necesita esto de tus propios sistemas. Júntalo antes: uno o dos minutos cada cosa.
- Entra al panel de administración.
- Phone numbers › tu número principal. Toma captura de a dónde va en horario de oficina.
- Auto attendants › ese menú. Toma captura de lo que hace cada tecla.
- Adjunta las capturas.
- Abre Reports › Call log › Today.
- Descárgalo (PDF o una hoja de cálculo).
- Adjúntalo. Pega también las transcripciones de los buzones de voz.
- Escríbelos, por ejemplo:
Dana no viene en todo el día. Arlo toma las llamadas, yo no. Di que la espera es de 15 minutos. Mañana todo vuelve a la normalidad. Configura los teléfonos y dime a quién le regreso la llamada primero.
El asistente nunca toca tu sistema telefónico. Escribe el plan; tú haces el cambio en el panel de administración, clic por clic, y luego confirmas cuatro cosas. Para deshacerlo: regresas el número a su menú. No se borra nada. ¿No eres administrador? Pídele a quien maneja tus teléfonos que entre contigo.
Por sí sola, la skill lee lo que pegas y prepara el trabajo. ¿La quieres conectada a tu buzón, tu sistema de gestión y los portales de las aseguradoras? El kit de construcción le enseña a tu programador cada paso: base de datos, contraseñas, aprobaciones, despliegue. O deja que DouxProcess lo opere por ti.