फ़ोन। DouxProcess पर छोड़िए।
कोई छुट्टी पर है। फ़ोन मिनटों में स्विच कीजिए, सपोर्ट टिकट के बिना। आपके अपने फ़ोन सिस्टम की स्क्रीन से सटीक क्लिक, रोज़ वाले मेनू की जगह नया मेनू, चार चीज़ों का कन्फ़र्मेशन, और अनडू मतलब लाइन को वापस लगाना।
आपका CSR सुबह 7:40 बजे बीमारी की छुट्टी ले लेता है। फ़ोन बजते रहते हैं। वॉइसमेल भर जाता है। दिन निकालने के लिए कोई रोज़ वाला मेनू बदल देता है, और वापस कैसे करना है, किसी को याद नहीं रहता।
हाई-वॉल्यूम ग्रीटिंग, शब्द-ब-शब्द। होल्ड के लिए 1 दबाइए, कॉल-बैक के लिए 2। नया मेनू, रोज़ वाला कभी नहीं। स्विच से पहले अनडू लिखा हुआ। हर कॉलर एक ही कॉल-बैक लिस्ट पर, प्रायोरिटी के हिसाब से।
कैसे चलता है।
- कौन छुट्टी पर है, कौन कॉल ले सकता है, कितना वेट बताना है और लाइन किस मेनू पर लौटेगी, यह कन्फ़र्म करता है।
- ग्रीटिंग शब्द-ब-शब्द लिखता है: हाई कॉल वॉल्यूम, अनुमानित वेट 15 मिनट, होल्ड के लिए 1 दबाइए, कॉल-बैक के लिए 2।
- नया हाई-वॉल्यूम मेनू तैयार करता है। रोज़ वाले मेनू को कभी एडिट नहीं करता।
- सटीक स्विच और सटीक अनडू देता है, फिर आपसे चार चीज़ें पढ़कर कन्फ़र्म करवाता है।
- कॉल लॉग और वॉइसमेल से प्रायोरिटी वाली कॉल-बैक लिस्ट बनाता है। दिन के आख़िर में: अनडू और कन्फ़र्मेशन।
किन चीज़ों पर काम करता है।
यह क्यों ज़रूरी है।
कॉल सेटिंग बदलना आम तौर पर सबसे मुश्किल काम होता है। एक सपोर्ट टिकट, फिर इंतज़ार, और फिर कोई ग़लत सेटिंग जो क्लाइंट आपसे पहले पकड़ लेता है। किट के साथ यह एक सीधा-सा स्विच है: यह आपके अपने फ़ोन सिस्टम की स्क्रीन पढ़ता है, सटीक क्लिक बताता है, चार चीज़ें पढ़कर कन्फ़र्म करवाता है, और अनडू मतलब लाइन को वापस लगाना।
जो आपका फ़ोन उठाता है, वह बीमार है। फ़ोन फिर भी बजता है। कॉलर बिना जाने होल्ड पर रहते हैं कि कितनी देर, फ़ोन काट देते हैं, और तीन बार फिर करते हैं। या जल्दबाज़ी में मेनू बदल दिया जाता है, और हफ़्ते भर बाद भी वह कॉलर को बताता है कि स्टाफ़ कम है।
एजेंसी में छूटी हुई कॉल मतलब: एक क्लेम जो किसी ने सुना नहीं, एक सर्टिफ़िकेट जिसका किसी जॉब साइट पर इंतज़ार है, एक पेमेंट जो लैप्स होने वाला है।
DouxProcess ग्रीटिंग लिखता है, होल्ड और कॉल-बैक मेनू प्लान करता है, और स्विच करने और अनडू करने के सटीक क्लिक बताता है। फिर दिन के कॉल लॉग और वॉइसमेल से एक लिस्ट बनाता है, प्रायोरिटी के हिसाब से: पहले क्लेम, फिर कैंसलेशन और इंश्योरेंस का सबूत, पेमेंट, नए कोट, और बाकी सब। हर कॉल-बैक कोई लाइसेंसशुदा व्यक्ति करता है।
कहाँ रुकता है।
- आपके फ़ोन सिस्टम को कभी नहीं छूता। स्विच आप करते हैं। क्लिक यह बताता है।
- नया मेनू बनाता है। रोज़ वाला कभी एडिट नहीं करता। अनडू मतलब नंबर को वापस रोज़ वाले मेनू पर लगाना।
- जिसने मना किया, उसके फ़ोन पर कभी रिंग नहीं जाती। अर्जेंट कॉल के लिए भी नहीं।
- सिर्फ़ उतना वेट बताता है, जितना आप निभा सकें। ग्रीटिंग में जितना कहा, उससे ज़्यादा कोई होल्ड पर नहीं रहता।
- जब तक आप चार चीज़ें पढ़कर कन्फ़र्म न करें, कुछ लाइव नहीं: नंबर कहाँ जाता है, 1 दबाने पर क्या होता है, 2 दबाने पर क्या होता है, और रिंग किसे जाती है।
- किसी कॉलर से कभी नहीं कहता कि वह कवर है। हर कॉल-बैक कोई लाइसेंसशुदा व्यक्ति करता है।
सीधे जवाब।
क्या यह मेरा फ़ोन सिस्टम बदलता है?
नहीं। यह ग्रीटिंग लिखता है, मेनू तैयार करता है और सटीक क्लिक बताता है, उन्हीं शब्दों में जो आपका फ़ोन सिस्टम इस्तेमाल करता है। स्विच आप करते हैं। अपनी कॉल सेटिंग का स्क्रीनशॉट भेज दीजिए: यह किसी मेनू का नाम या एक्सटेंशन कभी अंदाज़े से नहीं लिखता।
कॉलर को क्या सुनाई देता है?
हाई कॉल वॉल्यूम, आपका तय किया अनुमानित वेट (जैसे 15 मिनट), होल्ड पर रहने के लिए 1 दबाइए, कॉल-बैक के लिए 2। 25 सेकंड से कम। कवरेज, कीमत या नतीजे का कोई वादा नहीं।
कॉल-बैक लिस्ट किस क्रम में बनती है?
सबसे पहले क्लेम, एक्सीडेंट और नुक़सान। फिर कैंसलेशन, लैप्स और आज ही चाहिए इंश्योरेंस का सबूत। फिर पेमेंट, नए कोट, और बाकी सब। हर लेवल में जो कॉल पहले आई, वह पहले। बार-बार कॉल करने वाले ऊपर आते हैं।
जिन मिस्ड कॉल पर वॉइसमेल नहीं है, उनका क्या?
उनकी भी लिस्ट में एक लाइन बनती है। मिस्ड कॉल भी कॉल-बैक है।
वापस पहले जैसा कैसे करें?
मेन नंबर को फिर से रोज़ वाले मेनू पर लगा दीजिए। अनडू स्विच से पहले ही लिख लिया जाता है, मेनू के नाम या एक्सटेंशन के साथ। दिन के आख़िर में अनडू की चेकलिस्ट मिलती है, और वह कन्फ़र्मेशन जो साबित करे कि रोज़ वाला मेनू लौट आया है।
रेसिपी ले जाइए।
यह वर्कफ़्लो जिन प्रोसीजर पर चलता है, वे सब एक फ़ाइल में लिखे हैं। इसे Claude, ChatGPT या Gemini में लोड कीजिए और आज ही अपने कॉल लॉग पर चलाइए।
डाउनलोड तभी अनलॉक होते हैं, जब आप किट लाइसेंस साइन कर देते हैं: बनाएँगे आप, चलाएँगे आप, जवाबदेही भी आपकी।
लोड कैसे करें। कुछ इंस्टॉल नहीं करना।
- Claude: Settings, Capabilities, Skills, Upload skill. .zip चुनिए।
- ChatGPT: एक Project या custom GPT बनाइए और .md उसके instructions में पेस्ट कीजिए।
- Gemini: नया Gem बनाइए और .md उसके instructions में पेस्ट कीजिए।
- फिर इस्तेमाल कीजिए: बताइए कौन छुट्टी पर है और अपनी कॉल सेटिंग पेस्ट कीजिए। दिन भर कॉल लॉग और वॉइसमेल पेस्ट करते रहिए। जवाब में ग्रीटिंग, मेनू, स्विच और अनडू, और प्रायोरिटी वाली कॉल-बैक लिस्ट मिलती है।
पहली बार चलाने से पहले
इंस्टॉल करना आधा काम है। पहली बार चलाने के लिए आपके अपने सिस्टम से ये चीज़ें चाहिए। पहले इन्हें जुटा लीजिए: हर एक में एक-दो मिनट।
- एडमिन पेज पर साइन इन कीजिए।
- Phone Numbers › आपका मेन नंबर। बिज़नेस आवर्स में कॉल कहाँ जाती है, उसका स्क्रीनशॉट लीजिए।
- Auto Attendants › वही मेनू। हर बटन क्या करता है, उसका स्क्रीनशॉट लीजिए।
- स्क्रीनशॉट अटैच कीजिए।
- Reports › Call Log › Today।
- डाउनलोड कीजिए (PDF या स्प्रेडशीट)।
- अटैच कीजिए। वॉइसमेल के ट्रांसक्रिप्ट भी पेस्ट कीजिए।
- टाइप कीजिए, जैसे:
Dana आज पूरे दिन नहीं है। कॉल Arlo लेगा, मैं नहीं। 15 मिनट का वेट बताइए। कल से सब नॉर्मल। फ़ोन सेट कर दीजिए और बताइए कि पहले किसे कॉल बैक करूँ।
असिस्टेंट आपके फ़ोन सिस्टम को कभी नहीं छूता। वह प्लान लिखता है; स्विच आप ख़ुद एडमिन पेज में करते हैं, क्लिक दर क्लिक, फिर चार चीज़ें पढ़कर मिलाते हैं। वापस करना हो तो नंबर को पुराने मेनू पर लौटा दीजिए। कुछ डिलीट नहीं होता। आप एडमिन नहीं हैं? जो आपके फ़ोन संभालता है, उसे साथ बैठाकर साइन इन कीजिए।
बिना किसी इंटीग्रेशन के, यह बस वही पढ़ता है जो आप पेस्ट करते हैं, और काम का ड्राफ़्ट बना देता है। चाहते हैं कि यह आपके मेलबॉक्स, मैनेजमेंट सिस्टम और कैरियर पोर्टल से जुड़ जाए? बिल्डर किट में आपके प्रोग्रामर के लिए हर स्टेप समझाया गया है: डेटाबेस, पासवर्ड, अप्रूवल, डिप्लॉयमेंट। या फिर DouxProcess से ही यह काम करवा लीजिए।